Voor veel organisaties is de periode van het beoordelen aangebroken. En voor veel managers (en HR…) is het dan weer zuchten en zwoegen. Maar, is dat nodig? Met beoordelen volgens KISS en PKVC hoeft dat niet.
Eerst maar eens even een kritische noot over het nut van beoordelen en de prioriteit en aandacht die het van directie, managers en HR (niet) krijgt. Beoordelen (=sturen op output) behoort tot een van de 3 belangrijkste taken van de managers! Het aannemen van goede mensen en het creëren van een inspirerend en stimulerend werkklimaat zijn de andere twee.
Ik verbaas mij er dan ook veelvuldig over dat het beoordelen er maar ‘even bij’ wordt gedaan. Als het al gedaan wordt… Onderzoek van Vergouwen Overduin wees in 2009 dat de helft van de werkgevers niet weet, wie presteert en wie niet…. Raar, dat organisaties dan niet succesvol zijn….
Beoordelen volgens KISS: Keep It Stupid Simple!
Het grootste probleem is niet de beoordeling of het beoordelingsgesprek, maar het gebrek aan goede SMART-doelen. Doordat de doelen aan het begin van het jaar niet duidelijk (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) met de medewerker zijn overeengekomen, weet de manager aan het einde van het jaar niet WAT hij moet beoordelen. Een goed begin is ook hier het halve werk.
En om verrassing en teleurstelling bij de medewerker te voorkomen (een andere veelvoorkomende valkuil), creëer je gedurende het jaar diverse momenten waarop je de voortgang van de doelen en de performance met de medewerker bespreekt. Of dit meer formeel (coachings-, functionerings- of een POP-gesprek) of informeel gebeurd, maakt niet zo veel uit: als het maar gebeurt. Bij het beoordelingsmoment weet de medewerker dus precies wat hij kan verwachten.
Ook hier begrijp ik niet waarom het sturen op output maar 1x per jaar op de agenda staat: je wilt toch onderweg al weten of je de eindbestemming gaat bereiken? Of kijk jij onderweg niet op je TomTom?
Beoordelen volgens KISS betekent dus:
- Aan het begin van het jaar: persoonlijke (SMART) doelen stellen
- Gedurende het jaar: voortgang bespreken
- Einde van het jaar: beoordeling volgens PKVC….
Beoordelen volgens PKVC
Beoordelingsformulieren willen nog wel eens uitgebreid zijn. Houd het hier ook simpel. Beoordeel de specifieke overeengekomen doelstellingen (minimaal 3, maximaal 5) en de 4 belangrijkste resultaatgebieden (PKVC):
- Prestaties: zorgt voor uitstekende prestaties en voortdurende verbetering op alle terreinen.
- Klantgerichtheid: creëert en onderhoudt doeltreffende relaties met (interne) klanten en wint hun vertrouwen en respect.
- Vakkennis: toont specifieke kennis die een belangrijke bijdrage levert aan de organisatie.
- Collegialiteit: levert een positieve bijdrage aan het team en de organisatie.
Deze resultaatgebieden dekken in alle opzichten de lading en zijn voor iedere functie en organisatie toepasbaar. Ieder resultaatgebied wordt afzonderlijk beoordeeld (op een 4-puntsschaal) en heeft de mogelijkheid voor een toelichting. Voeg er vervolgens nog een eindbeoordeling aan toe en de zaak is compleet.